Звонок на сайт: 8 (921) 137-30-60

Реклама

Реклама

Реклама

Ирина Балашова: "Архив - это не хранилище с бумагами, а бесценный опыт многих поколений"

1163
В 2018 году свой вековой юбилей будет отмечать государственная архивная служба России.

Архивный фонд РФ -­ это более 500 миллионов единиц хранения, собираемых с ХI века. В этих документах отражена материальная и духовная жизнь общества. Они имеют историческое, научное, социальное, политическое, экономическое и культурное значение. О том, что хранится в шекснинских архивах, и о трудовых буднях наших архивистов нам рассказала И.С. Балашова, заведующий архивным отделом администрации Шекснинского муниципального района.

     - Ирина Сергеевна, шекснинский архив комплектуется документами, которые должны храниться вечно, или у каждой бумажки есть свой «срок жизни»?

     ­ - У каждого документа свой срок хранения. Для его определения архивисты используют «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности гос. органов, органов МСУ и организаций, с указанием сроков хранения».  К документам постоянного (вечного) хранения относятся те, которые содержат в себе исторические и научные факты и, по сути, являются культурным наследием страны. В нашем архиве это, например, постановления главы и администрации района, планы работы на год и годовые отчеты организаций. При этом надо отметить, что в структуре администрации Шекснинского муниципального района имеется объединенный архив документов по личному составу, куда сдаются документы со сроком хранения 50 лет. К ним относятся лицевые счета, трудовые книжки, приказы о принятии и увольнении ­- объем таких документов очень велик.

     - Передается ли в архив документация от частных предприятий?

     ­- Действующее законодательство предоставляет право частным организациям быть источником комплектования архива, но, к сожалению, не вменяет им это в обязанность. Почему к сожалению? Дело в том, что, как показывает практика, реформы в сфере пенсионного законодательства и регистрации недвижимости приводят к увеличению потребности в справках, которые можно выдать на основе архивных документов. Если организация добросовестно сдала в архив все документы, то граждане и пенсию получат, и недвижимость зарегистрируют без проволочек. В Шекснинском районе есть отрицательный пример организаций, не позаботившихся о будущем. В 70­-80-­е годы на территории района велись масштабные стройки. Главной целью строительных организаций было сдать объект в срок, а о будущем своих сотрудников никто не думал. Вот и получилось, что руководители организаций не сдали в архив документы постоянного срока хранения, на основе которых можно подтвердить льготный стаж большинства строительных профессий. В архиве документов по личному составу сохранились лицевые счета и приказы, по которым можно подтвердить лишь общий стаж. Одних свидетельских показаний в суде о роде деятельности на предприятии сейчас недостаточно.

     - С какими вопросами чаще всего обращаются люди в архив?

     ­ - За прошлый год два шекснинских архива дали ответ на 1331 запрос, с каждым годом эта цифра возрастает. Статистика показывает, что три четверти от общего числа запросов касается подтверждения трудового стажа, в том числе членство в колхозе, отработанные трудодни, начисленная заработная плата, отпуска по уходу за ребенком, направление на учебу и так далее. На втором месте -­ это недвижимость (выделение земельного участка под дома и гаражи, приватизация и тому подобное). На третьем месте -­ сведения из похозяйственных книг. К ним относятся: год постройки дома, состав семьи, годы рождения и смерти.   

      Часто люди обращаются за копиями актовых записей. Мы всем разъясняем, что данные сведения все органы ЗАГС хранят на месте 100 лет, затем передают в областной архив.

     К каждому посетителю у нас индивидуальный подход. Для поиска нужной информации нам необходимо точно знать, что искать: конкретная организация или наименование кооператива, а также временной период. Довольно часто вместе с посетителями начинаем вспоминать значимые моменты их жизни, чтобы «привязать» запрашиваемый период, так далее бывают случаи потери трудовой книжки, а годы работы в конкретном месте забываются. Сейчас запрос можно направить через Портал государственных услуг, для этого наши сотрудники по телефону пошагово объясняют заявителю как это можно сделать, не выходя из дома.

      -­ Архив ­ отличное место по изучению истории родного края. Есть ли люди, которые к вам, что называется, «тропу протоптали» именно с краеведческими задачами?

     ­ - Мы всегда рады нашим краеведам! Самые частые гости ­- это Роза Павловна Скородумова и педагоги Тамара Михайловна Громцева, Ольга Николаевна Червякова, которые с собой приводят школьников -­ начинающих краеведов. Архивные документы должны быть востребованы, для этого мы и храним их! Темы краеведческих работ абсолютно разнообразны. Как раз Роза Павловна сейчас по крупицам собирает материал о строительной организации ПМК-­604.

     - Есть ли в шекснинском архиве документы с грифом «секретно»?

     ­ - Для таких документов необходим специальный режим хранения, а для работы с ними сотрудникам оформляется допуск. В шекснинском архиве документов с грифом «секретно» нет. Тем не менее у нас есть документы с ограниченным допуском. Это, прежде всего, постановления администрации.

     - Одно из современных направлений в архивном деле -­ оцифровка документов. Так и хранить проще, и поиск быстрее... Проводится ли такая работа в нашем архиве, и заменит ли цифровое хранение обычную бумажку?

     ­ - Как и любое другое дело -­ архивное тоже не стоит на месте. Передовые технологии и современный ритм жизни диктуют свои требования. Сегодня архивы России осуществляют перевод бумажных документов в электронный вид, но, как и в любом начинании, здесь возникает много сложностей. Первая проблема -­ огромный  объем. Например, в наших обоих архивах хранится более 56000 дел, все эти дела нужно отсканировать полистно. Представляете какие трудозатраты? Для этого, как минимум, необходимы дополнительные штатные единицы. Есть проблема и с выбором оборудования. Для одних документов нужен простой сканер, для других ­- специальное дорогостоящее оборудование, которое в нашем регионе смог себе позволить только Вологодский областной архив. А для последующего хранения всего объема оцифрованных документов необходим отдельный сервер и компьютер. В соответствии с Правилами сохранность документов в электронном виде проверяется раз в полгода, что также требует дополнительного времени и сил. Поэтому в районных архивах, в том числе и нашем, такая работа пока не проводится, но в ближайшем будущем все должно измениться благодаря федеральной целевой программе. А вообще, по моему мнению, цифровой документ -­ это необходимость, а не цель, так как ничто не заменит ощущение прикосновения к истории, так сказать «живому» документу.

     - Хранятся ли в архиве фотографии?

     ­ - Нет. В  Шекснинском архивном отделе хранятся только документы, еще ни одна организация не сдавала фото-­ и фономатериалы, личных фондов граждан также нет.

     - Сколько человек сейчас трудятся в архивном отделе? Любой человек может справиться с этой работой, или нужны определенные качества?

     ­ - В обоих архивах трудятся пять человек. Считаю, что к профессионально важным качествам архивиста относятся: хорошая память, способность заниматься длительное время монотонной работой и анализировать большой массив информации, развитое внимание к деталям, цифрам, символам, знакам; организованность и аккуратность. И, конечно, внимание к нашим посетителям, ведь для многих архив -­ последняя инстанция в поиске необходимой информации.

     - Работа с документами ­ интересная или скучная?

     ­ - Работа в архиве -­ интересная. Исполняя запросы, перечитываешь документы разных лет, проводишь параллели с сегодняшним временем. Еще в школе на уроках истории нас учили анализировать события в жизни и поступки разных людей. Поэтому наш архив я воспринимаю не как хранилище с бумагами, а как бесценный опыт многих поколений, который я и мои коллеги перенимаем ежедневно!

     - Крупные областные архивы имеют свои сайты, организуют выставки, выкладывают в общий доступ интересные документы. Есть ли примеры такой работы районных архивов, или для районного уровня такая задача не ставится?

     ­ - Популяризация архивного дела -­ важное направление нашей работы. Архивный отдел Шекснинского района ежегодно включает в план проведение таких мероприятий, как выставки, экскурсии и уроки со школьниками. Об интересных фактах и документах мы информируем жителей через СМИ. Например, совсем недавно мы обнаружили интересные документы об инициативе районной власти в 1990 году объединить деревни Костинское и Прогресс. Область идею поддержала, но местные жители были против, народ услышали - ­ деревни не тронули!  Выставку интересных документов мы организуем в этом году, в дни празднования векового юбилея государственной архивной службы России. Что касается создания сайта, то это непростая задача, которая пока перед районными архивами не ставится. В настоящее время то, что необходимо, мы размещаем на сайте администрации района.

     - Спасибо за беседу.

Алексей ДОЛГОВ.
Статья опубликована в газете "Звезда", 6 января 2018 год, № 1

 

 

 

Еще новости

Реклама